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Definición de Factura electrónica

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

De esta definición, extendida en todo el mercado, se transmiten tres condicionantes para la realización de Factura Electrónica:

  • Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad: EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt entre otros.
  • Es necesaria una transmisión telemática: tiene que partir de un ordenador y ser recogida por otro ordenador
  • Este formato electrónico y transmisión telemática deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.

Se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante comunicaciones que permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento.

  1. Se crea la factura y se almacena en un fichero de datos
  2. Se firma con un certificado digital o electrónico que cifra el contenido y añade el sello digital

La factura resultante de este proceso garantiza:

  1. Autenticidad: La persona que firma la factura es quién dice ser
  2. Integridad: El contenido de la factura no se puede alterar

Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de las facturas electrónicas son los mismos que en la factura en papel.

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Beneficios

Facturar electrónicamente tiene una gran cantidad de beneficios entre los que se encuentran:

  • Reducción de costes: La facturación electrónica elimina el uso de papeles y tintas, así como los gatos de envío por correo o mensajería. Al no ocupar espacio físico el empresario tampoco tiene que afrontar los gastos de almacenamiento que suponen las facturas en papel.
  • Agilización en los procesos: Mejora la gestión de la facturación en la empresa y por lo tanto se agilizan los cobros. También nos ofrece una mayor facilidad a la hora de realizar la búsqueda de documentos.
  • Mejora en la imagen de la empresa: La facturación electrónica es una solución innovadora que mejorará la imagen corporativa ante el entorno.
  • Facilita los procesos de auditoría: La facturación electrónica favorece las auditorías al permitir una búsqueda y localización rápida, y en la misma ubicación.
  • Solución ecológica: Eliminando el uso de papeles, toners y mensajería, la empresa se estará comprometiendo con el medio ambiente.
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Conceptos Básicos

  • Consentimiento del destinatario
  • Libertad de gestión: externalización y almacenamiento
  • Neutralidad tecnológica
  • Responsabilidad del sujeto pasivo
  • Garantía de autenticidad e integridad mediante certificados electrónicos reconocidos
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